VALOOSA / TIETOSUOJA
Yhteydenottolomakkeen tietosuojailmoitus
Päivitetty: 6.11.2026
Tämä tietosuojailmoitus koskee Valoosan verkkosivuilta avautuvaa Palform-yhteydenottolomaketta. Lomake on tarkoitettu yleisiin yhteydenottoihin, ei sosiaalihuollon asiakaskirjauksiin. Älä lähetä henkilötunnuksia, terveystietoja, lastensuojeluun liittyviä tietoja tai muita salassa pidettäviä asiakastietoja.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Valoosa (Y-tunnus 3359445-8), yksityinen elinkeinonharjoittaja, kotipaikka Lapua, osoite Vihtorintie 19, 62100 Lapua, puhelin 045 638 3275. Yhteyshenkilö ja tietosuoja-asioista vastaava: Tomi Ylikojola. Sähköposti: tomi.ylikojola@valoosa.fi. Verkkosivusto: www.valoosa.fi.
2. Mitä tietoja kerätään?
Lomakkeella kysytään nimeä, sähköpostiosoitetta ja viestin sisältöä sekä vapaaehtoisena puhelinnumeroa. Lisäksi lomakepalvelu käsittelee palvelun toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeellisia teknisiä tietoja ja lähetystietoja oman käytäntönsä mukaisesti.
3. Tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen, palveluista kertomiseen ja asiakkaan pyytämien alustavien yhteydenottojen hoitamiseen. Oikeusperusteena on tilanteesta riippuen rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yleisiin yhteydenottoihin vastaaminen, EU:n tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohdan f alakohta) tai rekisteröidyn pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet (6 artikla 1 kohdan b alakohta). Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä suoramarkkinointiin tämän lomakkeen perusteella.
4. Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat
Viestit vastaanotetaan Palform-palvelussa, jonka tarjoaa brittiläinen Palform Ltd. Palformin ilmoituksen mukaan lomakevastaukset salataan päästä päähän ja tallennetaan EU-alueella; Valoosa käsittelee vastaukset Palformin hallintanäkymässä. Palformin henkilötietojen käsittelysopimuksen (GDPR 28 artikla) saatavuus ja alihankkijoiden tarkat tiedot ovat vielä varmistettavia. Tämän vuoksi lomaketta käytetään vain yleisiin yhteydenottoihin eikä salassa pidettäviä sosiaalihuollon asiakastietoja pyydetä sen kautta. Viestiä voidaan käsitellä Valoosan omissa yhteydenottokanavissa, jos yhteydenoton hoitaminen sitä edellyttää.
5. Tietojen säilyttäminen
Yhteydenottopyyntöjä säilytetään vain niiden käsittelyn kannalta tarpeellinen aika. Valoosan toimintaperiaatteena on poistaa pelkät yleiset yhteydenottopyynnöt Palformista viimeistään 90 päivän kuluessa asian käsittelyn päättymisestä, ellei erityinen perusteltu tarve tai lakisääteinen velvollisuus edellytä muuta. Jos yhteydenotto johtaa asiakkuuteen, varsinaiset sosiaalihuollon asiakasasiakirjat käsitellään erillisten sääntöjen mukaisesti, ei tämän yleisen yhteydenottolomakkeen arkistona.
6. Tietoturva ja kansainväliset yhteydet
Palformin mukaan lomakevastaukset on suojattu päästä päähän -salauksella. Palform Ltd toimii Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja ilmoittaa tietojen palvelinsijainniksi EU-alueen. Mahdolliset kansainväliset käsittely- ja tukiyhteydet sekä niiden suojatoimet varmistetaan palveluntarjoajalta. Salaus ei poista Valoosan henkilötietojen suojaamiseen liittyviä velvoitteita. Lomaketta ei ole tarkoitettu arkaluonteisten sosiaalihuollon asiakastietojen vastaanottamiseen.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa tietojesi käsittelystä sekä pyytää tietojen tarkastamista, oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Sopimukseen perustuvassa automaattisessa käsittelyssä voi soveltua oikeus tietojen siirtämiseen. Lähetä pyyntö osoitteeseen tomi.ylikojola@valoosa.fi. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa turvallisesti. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.
8. Lomakkeen vapaaehtoisuus
Lomakkeen käyttäminen on vapaaehtoista. Voit ottaa Valoosaan yhteyttä myös sähköpostitse yleisissä asioissa. Älä lähetä tavallisella sähköpostilla salassa pidettäviä asiakastietoja.
Huomio: Tämä ilmoitus koskee vain verkkosivun yleistä yhteydenottolomaketta. Sosiaalipalvelujen varsinaisten asiakastietojen käsittelyä koskee erillinen alustava tietosuojainformointi, joka täydennetään ennen yksityisasiakkuuksien alkamista.