VALOOSA / TIETOSUOJA

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely

Valmisteltava informointisivu – 6.11.2026. Tämä sivu kuvaa yleisiä periaatteita ja avoimia ratkaisuja. Sitä ei vielä tule pitää valmiina, kaikki käsittelytilanteet kattavana GDPR-tietosuojailmoituksena. Yksityisasiakkuuksien asiakaskirjaus ja arkistointi selvitetään ennen toiminnan aloittamista.

1. Kuka käsittelee tietoja?

Valoosa (3359445-8), Tomi Ylikojola, Vihtorintie 19, 62100 Lapua, puh. 045 638 3275, tomi.ylikojola@valoosa.fi. Kun palvelu tuotetaan hyvinvointialueen lukuun, rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan vastuut määritellään kyseistä toimeksiantoa koskevan sopimuksen ja lainsäädännön mukaan; suoraan yksityisasiakkaille tuotettavassa palvelussa Valoosa vastaa lähtökohtaisesti omasta asiakasrekisteristään.

2. Miksi tietoja tarvitaan?

Tietoja käsitellään palvelun järjestämisen, asiakasturvallisuuden, palvelun toteutuksen ja lakisääteisen dokumentoinnin vuoksi. Asiakkaasta kirjataan vain palvelun toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot. Käsittelyn tarkat GDPR 6 ja 9 artiklan mukaiset oikeusperusteet sekä palvelutehtäväkohtainen lakiperusta täsmennetään ennen uusien yksityisasiakkuuksien aloittamista.

3. Miten tietoja suojataan ja luovutetaan?

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Valoosa on toimittanut hyvinvointialueen toimeksiantoihin liittyviä tietoja Turvapostilla sosiaalityöntekijälle. Kirjaamisen, asiakirjojen rekisteröinnin, säilytysajan ja Kanta-käsittelyn menettelyt sekä tietoturvan täydentävät toimet ovat vielä tarkistettavana. Tavallinen sähköposti ja yleinen Palform-yhteydenottolomake eivät ole asiakaskirjausten vastaanottokanavia.

4. Säilytys, vastaanottajat ja oikeudet

Asiakasasiakirjoja ei hävitetä automaattisesti asiakkuuden päättyessä. Säilytysajat ja arkistointivastuu määräytyvät asiakastietolainsäädännön ja sovellettavan palvelutehtävän mukaan. Rekisteröidyn tarkastus-, oikaisu- ja muut oikeudet arvioidaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit ottaa yhteyttä yllä mainittuihin yhteystietoihin tai tehdä tietosuojaa koskevan kantelun tietosuojavaltuutetun toimistolle.

5. Mitä täydennetään?

• Asiakastietojen käsittelyn täsmälliset oikeusperusteet ja tietoryhmät
• Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit eri palvelusopimuksissa
• Asiakastietojen kirjauksen, luovutuksen ja arkistoinnin käytäntö sekä säilytysajat
• Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat, järjestelmät ja kansainväliset siirrot
• Ajantasaiset tietoturvamenettelyt, tietosuojan yhteyshenkilö ja muut lain edellyttämät tiedot

Yleistä yhteydenottoa varten on erillinen tietosuojailmoitus.